Privacy statement

Inleiding

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Jouw Loopbaancoaching. U dient zich ervan bewust te zijn dat Jouw Loopbaancoaching niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren.

Jouw Loopbaancoaching respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Algemeen

In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming geïmplementeerd, ook wel GDPR genoemd. Het uitgangspunt is dat natuurlijke personen zelf controle hebben over hun persoonsgegevens. En de organisatie die met de persoonsgegevens werkt dient hiervoor een aantal preventieve maatregelen te nemen. Om dit goed te regelen zijn een aantal stappen nodig afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie en persoonsgegevens waarmee gewerkt wordt.

Onze private onderneming Djobbel B.V. met de merknaam Jouw Loopbaancoach (=wij) heeft geen formele functionaris gegevensbescherming nodig, aangezien wij geen overheidsinstelling of publieke organisatie zijn. Onze kerntaak is niet het op grote schaal observeren van individuen. Wel is er een privacy coördinator benoemd.

Wij verwerken geen persoonlijke, bijzondere gegevens. Bijzondere persoonsgegevens zeggen bijvoorbeeld iets over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid of seksuele leven. We verwerken alleen NAWTE-gegevens en in bepaalde gevallen een CV, indien het een opleiding betreft waarbij persoonlijke ontwikkeling centraal staat. Dit doen wij voor de financiële administratie (het verzenden van facturen) en om bij te houden welke groepen mensen belangstelling hebben voor ons aanbod en de groepssamenstelling voor de workshops en loopbaancoaching te kunnen bepalen. Verder hebben wij een aparte, via opting-in verkregen mailinglijst voor (potentieel) geïnteresseerden. Ook houden wij een lijst bij van (oud-)cursisten. Wij slaan tijdelijk gegevens op van bezoekers, deelnemers en klanten/opdrachtgevers (categorie betrokkenen). De persoonsgegevens worden verwerkt door de frontoffice medewerkers, de directeuren en freelancers. De medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en de freelancers een verwerkersovereenkomst. De persoonsgegevens worden alleen gedeeld binnen de organisatie en gecontracteerde verwerkers.  Wij houden rekening met ‘privacy by default’, onze software werkt met ‘privacy by design’.

Wij verwerken alleen gegevens van een persoon indien er:

  • Toestemming verkregen is voor specifieke doeleinden

  • Een overeenkomst uitgevoerd wordt

  • Een wettelijke plicht bestaat

  • Een gerechtvaardigd belang is

Dataminimalisatiebeleid

We verzamelen alleen de strikt noodzakelijke persoonlijke gegevens. Via al onze communicatiekanalen attenderen we de klant hoe we omgaan met zijn of haar persoonlijke gegevens en verwijzen we naar de details uit het privacybeleid. We maken de klant steeds duidelijk welke gegevens we nodig hebben en waarvoor. Als toch bepaalde gegevens niet noodzakelijk blijken te zijn, worden deze gegevens direct verwijderd. Ook mag de klant zelf bepalen wanneer we de gegevens vernietigen. De klant heeft het recht om vergeten te worden. Bovendien hanteren we bewaartermijnen.

Bewaartermijnen

Bij inschrijving via één van onze websites voor een workshop, korte training of langere opleiding bewaren we de NAWTE gegevens tot drie jaar na inschrijving voor de korte coachingperiode (korter dan 3 maanden). Bij een lange coachingperiode (langer dan 3 maanden) bewaren we de gegevens tot drie jaar na afronding. De rechtvaardiging is dat we werken met leerlijnen en dat veel deelnemers aan onze workshops en coachingsessies later (veelal binnen drie jaar) een vervolg kiezen bij ons waarbij de eerdere ervaring meetelt.

De emailadressen, die we via opting-in verkregen hebben voor onze nieuwsbrieven bewaren we 7 jaar vanaf 1 april 2019. Factuurgegevens en kopieën van diploma’s bewaren we 7 jaar vanwege fiscale redenen.

Bewaarservices en het delen van privacygevoelige gegevens met derden

Om (potentiële) deelnemers goed te faciliteren tijdens het oriëntatieproces op een coachingsessie en vervolgens met het leer- en ontwikkelproces in de workshops en trainingen zijn we genoodzaakt om privacygevoelige informatie te delen met de leergroep, trainer en Coaching medewerkers enerzijds en anderzijds via ICT (online) bewaarservices, namelijk online Google services en offline Microsoft Office. Hieronder wordt uitgelicht welke privacygevoelige informatie gebruikt wordt, waarom en via welk medium.

1. Delen via de leergroep, trainer en medewerkers

Iedere cursist deelt de volgende privacygevoelige informatie met Jouw Loopbaancoach om het collectief leerproces goed te kunnen faciliteren en daarnaast om het coachingproces te faciliteren met noodzakelijke benodigdheden en faciliteiten. Met zowel de trainer als medewerkers van Jouw Loopbaancoaching is een Verwerkersovereenkomst afgesloten, van waaruit je van betreffenden een integere handelswijze kunt verwachten. Medewerkers van Jouw Loopbaancoaching coördineren het oriëntatieproces, inschrijfproces en het coachingsproces en komen hierdoor in aanraking met contactgegevens van potentiële klanten en met persoonsgegevens, zakelijke gegevens en facturatiegegevens van cursist en coachee ; noodzakelijk om deze processen optimaal te faciliteren. Een coach komt alleen in aanraking met contactgegevens van cursisten via deelnemers- en presentielijsten omdat in het belang van het begeleidend en coachend leerproces contact leggen tussen coach en deelnemer mogelijk moet zijn. 

Een leergroep komt in contact met contactgegevens van eigen deelnemers en komt in contact met privé- en bedrijfsgevoelige informatie van deelnemers van de eigen leergroep via de deelnemerslijst en daarnaast via oefeningen vanuit de opleiding die een relatie hebben met betrokken organisaties en/of individuen. Uitwisseling van deze informatie is noodzakelijk, vanwege het collectieve leerproces dat deelnemers met elkaar aangaan waarin het behandelen van eigen casuïstiek noodzakelijk is.

2. Delen via Google services

Ten aanzien van de leergangen is er een intake vereist. Een intake vindt plaats middels een fysieke ontmoeting tussen een intake-coach en deelnemer, of via een digitaal face-to-face gesprek. De intake-coach heeft naam + achternaam + telefoonnummer nodig om actief het contact met de deelnemer te kunnen leggen om de intake af te nemen. Zodoende is het noodzakelijk om deze privacygevoelige informatie te delen in agenda-afspraken via de Gmail-agenda van Gmail van Google, waar de intake-trainers een eigen account in beheren.  De intake-trainer kan de contactinformatie dan digitaal oproepen om zo het contact te leggen met een deelnemer. Wij hebben kennis genomen van de Privacy policy van Google. Voor de volledigheid is onderstaand de verwijzing naar dit document hier opgenomen.

Privacy Policy Google: https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms.
 

3. Delen via Microsoft services

Ten aanzien van al onze workshops en coachingsessies is Microsoft Office het medium, waarmee wij zowel als intern communiceren naar collega's als extern communiceren naar cursisten, geïnteresseerden e.a. partners. Jouw Loopbaancoaching is afhankelijk van de services van Microsoft Office voor een goede bedrijfsvoering. Wij hebben kennis genomen van de Privacy policy van Microsoft. Voor de volledigheid is onderstaand de verwijzing naar dit document hier opgenomen.

Privacy Policy Microsoft:  https://privacy.microsoft.com/nl-NL/privacystatement

4. Delen via opleidingsinformatie download pagina

Het leggen van persoonlijk contact met klanten is een handelswijze die voortvloeit uit onze hospitality services; een belangrijke waarde in onze visie op bedrijfsvoering bij Jouw Loopbaancoaching. Deze visie hanteren we daarom zowel richting onze cursisten, coachee als geïnteresseerden. We hebben, om deze visie goed uit te dragen, er daarom voor gekozen dat iemand bij het downloaden van opleidingsinformatie zijn of haar naam + achternaam + telefoonnummer + mailadres achterlaat. We vinden het namelijk van belang om iedere geïnteresseerde die opleidingsinformatie download op te volgen met persoonlijk contact om betreffende goed te adviseren t.a.v. zijn/haar leer- en ontwikkelbehoefte.

Beveiligingsbeleid

Alle technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking zullen we uitvoeren met als uitgangspunt "privacy by default".

Met de leveranciers van onze software is de betekenis van dit uitgangspunt in de samenwerkingsrelatie doorgesproken en afgestemd in verwerkersovereenkomsten. 

Beleid datalekken

We hanteren de richtlijn ‘meldplicht datalekken’, opgesteld door de autoriteit persoonsgegevens.

Beleid omtrent de rechten van betrokkenen

Naast het recht op inzage van persoonsgegevens, correctie en verzet krijgt iedere natuurlijke persoon waar persoonsgegevens van worden verwerkt, het recht om vergeten te worden en het recht op dataportabiliteit. 

Gegevensstromen, register verwerkingen en register datalekken

Als sprake is van een datalek, melden wij dit zo spoedig mogelijk, in elk geval binnen 72 uur na kennisneming van het datalek, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Tenzij het niet waarschijnlijk is, dat het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

Op het moment dat het datalek waarschijnlijk ook resulteert in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene, stellen we ook de betrokkene op de hoogte. Naast het melden van een datalek, zullen we een datalek ook registreren. Daarbij nemen we de volgende informatie per datalek op in het register:

  •    de feiten en gegevens over de aard van het datalek;

  •    de categorieën van de getroffen betrokkenen en persoonsgegevens en indien mogelijk het aantal betrokkenen;

  •    de gevolgen van het datalek;

  •   de genomen maatregelen om het datalek aan te pakken;

  •   of het datalek is gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens;

  •   of het datalek is gemeld aan de betrokkene(n).

Doel en grondslag gegevensverwerking

Doel

Wij hebben NAWTE-gegevens en factureringsgegevens nodig van deelnemers aan onze workshops en coachee om de uitvoering en kwaliteit van onze workshops en loopbaancoaching goed te kunnen borgen. Het hieraan gekoppelde bestand gebruiken we louter voor de voorbereiding en uitvoering van onze opleidingsprocessen.

Via opting-in vragen we mensen of ze op de hoogte gehouden willen worden van workshop en coaching gerelateerde content. Daarvoor hebben we een mailinglijst opgesteld, een apart bestand.

Van onze werknemers slaan we de persoonsgegevens  op om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Grondslag

We dienen bij het verwerken van gegevens altijd te beschikken over een van de volgende grondslagen:

  •  Toestemming van betrokkene

  •  Uitvoering van een overeenkomst

  •  Wettelijke verplichting

  •  Vitaal belang

  •  Algemeen belang

  •  Gerechtvaardigd belang

Verwerkersovereenkomsten

Met de partijen (leveranciers, freelancers) die met privacygegevens van betrokkenen omgaan, is een verwerkersovereenkomst opgesteld en getekend. Hierin zijn de volgende onderwerpen opgenomen:

  •  Begrippen

  •  Voorwerp van de verwerkersovereenkomst

  •  Inwerkingtreding

  •  Omvang en verwerkingsbevoegdheid

  •  Beveiliging

  •  Geheimhouding

  •  Subverwerker

  •  Rechten betrokkenen

  •  Inbreuk i.v.m. persoonsgegevens

  •  Terugbezorgen of wissen persoonsgegevens

  •  Informatieverplichting

Cookies

Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandtjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Jouw Loopbaancoaching of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via info@jouwloopbaancoach.com

Versie 2019.1

Contact informatie

Jouw Loopbaancoach

Rotterdamseweg 183c

2629 HD  DELFT

BTW-nummer: NL254475437B01

Kvk-nummer: 74588435

Jouw Loopbaancoach voldoet aan de eisen die Nobco stelt aan coaching in Nederland. Alle trajecten van Jouw Loopbaancoach zijn gebaseerd op best practice. Wij garanderen kwaliteit.

© 2019 Jouw Loopbaancoach